Mengamankan data dan dokumen (file)

          

Data dan dokumen merupakan hal yang penting bagi keberadaan informasi baik untuk individu, organisasi ataupun perusahaan. Informasi yang dilihat, didistribusikan dan dijadikan sebagai pendukung pengambilan keputusan berasal dari data yang kemudian diolah sehingga menjadi informasi. Data yang dipakai bisa merupakan data dari dalam ataupun dari luar. Umumnya data-data tersebut disimpan dalam dokumen berupa cetakan kertas ataupun data-data yang disimpan dalam media penyimpanan data komputer atau dikenal dengan nama file. Data dan dokumen tersebut merupakan sumber daya yang penting yang harus dilindungi dan dikelola agar memberikan nilai yang maksimal sebagai sebuah sumberinformasi.

Disadari atau tidak, ada kalanya kita mengesampingkan keberadaan sumber-sumber informasi tersebut, keamanan data dan dokumen seringkali tidak terlindungi, sehingga dengan mudahnya dapat dilihat atau bahkan dimodifikasi oleh pihak-pihak yang tidak diinginkan. Banyak orang menganggap data dan dokumen/file yang mereka simpan dalam komputer atau laptop mereka tidak penting, hanya data-data biasa saja. Tapi pada saat komputer atau  laptop tersebut mengalami kerusakan, hilang atau diakses oleh orang yang tidak berwenang sehingga mengakibatkan hilang, rusak dan terungkapnya informasi yag bersifat rahasia, barulah pada saat itu dirasakan betapa pentingnya data dan dokumen yang ada pada perangkat penyimpan kita.

Kerusakan atau hilangnya data mempunyai pengaruh besar dalam aktifitas kita baik sebagai individu ataupun organisasi dan perusahaan. Rusak dan hilangnya data bisa mengakibatkan informasi yang dihasilkan menjadi tidak akurat, tidak bisa disampaikan tepat waktu. Terungkapnya data-data pribadi yang bersifat rahasia dapat menimbulkan kerugian mulai dari hilangnya kepercayaan, turunnya kredibilitas seseorang sampai dengan hal yang dapat mengancam kehidupan dan keberlangsungan individu atau perusahaan. Akibat atau kerugian yang ditimbulkan biasanya bukan akibat langsung dari rusaknya atau hilangnya informasi, melainkan karena aksi yang tidak tepat karena informasi yang salah atau tidak akurat. Jadi baik secara langsung ataupun tak langsung, data atau informasi dapat memberikan nilai ekonomis bagi kita.

Ada beberapa mekanisme pengamanan data dan dokumen yang bisa dilakukan, agar keakuratan dan kerahasiaan data dan informasi di dalamnya  tetap terjaga. Pengamanan dilakukan dari beberapa aspek yaitu :

a.       Lingkungan fisik ; Pengamanan area-area untuk penempatan file/komputer/terminal. Pengamanan ini bertujuan melindungi perangkat keras penyimpan data dan file. Mekanisme yang dilakukan adalah dengan mengamankan tempat penyimpanan perangkat keras dari bahaya lingkungan seperti kebakaran, kebanjiran ataupun pencurian.

b.      Perangkat lunak ; pengamanan perangkat lunak baik aplikasi ataupun sistem operasi komputer yang kita gunakan untuk mengoperasikan dan menyimpan data dan dokumen, agar terhindar dari kerusakan sistem yang mengakibatkan rusak atau hilangnya data.

c.       Perangkat keras ; mekanisme pengamanan ini bertujuan untuk melindungi perangkat keras computer atau laptop yang digunakan, agar tetap dapat berjalan secara optimal.

d.      Pemakai ; pengamanan ini bertujuan membatasi pengguna dan hak aksesnya terhadap data dan dokumen yang disimpan.

e.       Data ; pengamanan pada area ini bertujuan melindungi isi informasi yang terdapat dalam file data. Data bisa saja dienkripsi sehingga tidak mudah dibaca.

Mekanisme pengamanan yang umum dilakukan adalah dengan menggunakan kunci yang membatasi akses pengguna terhadap data dan informasi. Pengamanan yang dilakukan dapat menggunakan :

a.       Sesuatu yang dimiliki pengguna; misalnya kartu, kunci, dll

b.      Sesuatu yang diketahui pengguna; misalnya kombinasi angka, password, dll

c.       Sesuatu yang mengenai pengguna; misalnya sidik jari, suara, dll

Yang perlu diperhatikan dari mekanisme pengamanan di atas adalah bagaimana penggunaan dan kerahasiaan dari kartu, kunci kombinasi angka atau password yang dimiliki pengguna. Hal ini juga perlu pengamanan agar jangan sampai kata sandi untuk membuka data atau area penyimpanan data tersebut diketahui oleh orang yang tidak memiliki akses dan digunakan untuk mengakses data yang bukan wewenangnya dan merusak atau memodifikasinya. Perlu juga diperhatikan tingkat kerumitan dan frekuensi pemakaian dari password yang digunakan, sehingga sukar untuk ditebak. 

Selain mekanisme pengamanan yang diatas, hal lain yang perlu diperhatikan adalah membuat cadangan atau backup dari data dan dokumen yang kita miliki. Hal ini dilakukan sebagai pelindung jika data yang kita miliki mengalammi kerusakan atau hilang. Dengan adanya file backup, data yang rusak atau hilang tersbut bisa dipulihkan kembali dan data tetap dapat digunakan sebagaimana biasa secara baik. Penduplikasian atau backup data harus dilakukan secara konsisten, sehingga data dan informasi yang ada didalamnya tetap akurat dan update. Setiap perubahan pada data asal, harus tersimpan pula pada file cadangan.

Program ‘utilitas’ untuk menjaga agar perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan tetap dapat bekerja secara baik juga perlu dipasang pada komputer dimana kita menyimpan data. Hal ini dilakukan agar perangkat keras dan perangkat lunak tidak mengalami kerusakan yang bisa mengakibatkan rusaknya data. Program utilitas yang biasa dipakai antara lain antivirus, scanfile atau scandisk, backup and recovery, dll

Pada dasarnya, apa dan bagaimanapun mekanisme pengamanan yang dilakukan terhadap data dan informasi penting yang dimiliki, tetap saja ada kemungkinan mekanisme pengamanan yang kita lakukan diterobos pihak lain, jika memang pihak tersebut sangat ingin mengetahui isi data yang kita miliki. Ataupun pengamanan bisa ditembus karena kelalaian atau kesalahan dari pemilik data sendiri, sehingga data berhasil diakses dengan mudah, meskipun telah menerapkan sistem pengamanan.

 Jadi yang perlu dilakukan adalah tetap menjaga sistem keamanan yang kita terapkan agar tetap bekerja secara optimal. Pengamanan tidak hanya dilakukan pada satu bagian saja tapi semua celah keamanan data harus bisa ditutupi, agar data dan dokumen kita bisa tetap terlindungi dari kerusakan, kehilangan dan pengungkapan baik secara sengaja ataupun tidak sengaja.